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酒店開業慶典開業規模一般不會很小，要想舉辦一場大型活動，前期的籌備工作是非常復雜繁瑣的，如果在活動策劃中分工混亂很容易導致在活動執行過程中的人員調配、流程執行等環節出現混亂，會影響到整個活動質量。那酒店需要舉辦一場開業慶典活動，又需要準備什么呢?

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酒店開業前的準備工作，主要是建立部門運營系統，并為開業及開業后的運營在人、財、物等各方面做好充分的準備，具體包括:

（一) 確定酒店各部門的管轄區域及責任范圍

每個部門的經理首先要熟悉酒店的布局，最好是當場看。然后，根據實際情況，確定管轄區域和酒店各部門的主要職責，并以書面形式向總經理提出具體的建議和意見。酒店的高層管理人員會召集有關部門進行討論并作出決定。在區域分工和責任分工中，各部門的管理要從大局出發，有良好的服務意識。根據專業分工的要求，酒店的清潔工作是最好的管理。這有利于標準的統一、效率的提高、設備投入的減少、設備的維護保養和人員的管理。責任分工應該明確，最好以書表面的形式呈現。

（二）設計酒店各部門組織機構要科學

科學合理的設計組織機構，酒店各部門經理要綜合考慮各種相關因素，如:飯店的規模、檔次、建筑布局、設施設備、市場定位、經營方針和管理目標等。

（三）制定物品采購清單

飯店開業前事務繁多，經營物品的采購是一項非常耗費精力的工作，僅靠采購部去完成此項任務難度很大，各經營部門應協助其共同完成。無論是采購部還是酒店各部門，在制定酒店各部門采購清單時，都應考慮到以下一些問題:

1、本酒店的建筑特點。

采購的物品種類和數量與建筑的特點有著密切的關系。例如，客房樓層通常需配置工作車，但對于某些別墅式建筑的客房樓層，工作車就無法發揮作用;再者，某些清潔設備的配置數量，與樓層的客房數量直接相關，對于每層樓有18-20間左右客房的飯店，客房部經理就需決定每層樓的主要清潔設備是一套還是兩套。此外，客房部某些設備用品的配置，還與客房部的勞動組織及相關業務量有關。

2、行業標準。

國家旅游局發布了“星級飯店客房用品質量與配備要求"的行業標準，它是客房部經理們制定采購清單的主要依據。

3、本飯店的設計標準及目標市場定位。

酒店管理人員應從本酒店的實際出發，根據設計的星級標準，參照國家行業標準制作清單，同時還應根據本酒店的目標市場定位情況，考慮目標客源市場對客房用品的需求，對就餐環境的偏愛，以及在消費時的一些行為習慣。

4.行業發展趨勢。

酒店管理人員應密切關注本行業的發展趨勢，在物品配備方面應有一定的超前意識，不能過于傳統和保守。例如，飯店根據客人的需要在客房內適當減少不必要的客用物品就是一種有益的嘗試。餐飲部減少象金色，大紅色的餐具與布置，增加一些雅的安排等等。

5、其它情況。

在制定物資采購清單時，有關部門和人員還應考慮其它相關因素，如:出租率、飯店的資金狀況等。采購清單的設計必須規范，通常應包括下列欄目:部門、編號、物品名稱、規格、單位、數量、參考供貨單位、備注等。此外，部門在制定采購清單的同時，就需確定有關物品的配備標準。

(四)協助采購

酒店各部門經理雖然不直接承擔采購任務，但這項工作對各部的開業及開業后的運營工作影響較大，因此，酒店各部門經理應密切關注并適當參與采購工作。這不僅可以減輕采購部經理的負擔，而且還能在很大程度上確保所購物品符合要求。酒店各部門經理要定期對照采購清單，檢查各項物品的到位情況，而且檢查的頻率，應隨著開業的臨近而逐漸增高。

(五)參與或負責制服的設計與制作

酒店各部門參與制服的設計與制作，是飯店行業的慣例，同時，特別指出因為客房部負責制服的洗滌、保管和補充，客房部管理人員在制服的款式和面料的選擇方面，往往有其獨到的鑒賞能力。

(六)編寫酒店名部工作手冊

工作手冊，是部門的工作作指南,也是部門員工培訓和考核的依據。一般來說，工作手冊應包括崗位職責工作程序規章制度及運轉表格等部分。

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